Πολλές είναι οι επιχειρήσεις που έχουν ακόμα πρόβλημα με την παραγγειοληψία, οι οποίες βασίζονται σε παλιές μεθόδους διαχείρισης. Η αλλαγή από ένα ξεπερασμένο σε ένα σύγχρονο σύστημα παραγγελιοληψίας απαιτεί ριζικές αλλαγές, τόσο στην εγκατάσταση λογισμικού, όσο και στην νοοτροπία των ιδιοκτητών της επιχείρησης. Το μεγαλύτερο πρόβλημα το συναντάμε σε χώρους εστίασης και σε online επιχειρήσεις που δεν μπορούν να συντονίσουν εύκολα την προμήθεια υλικών και την αποθήκη τους. Σε πολλά συστήματα παραγγειοληψίας δεν φαίνονται οι ελλείψεις στα υλικά άμεσα, με αποτέλεσμα να προκαλείται δυσχέρεια στους πελάτες. Ένα ευέλικτο σύστημα διαχείρισης αποθήκης και παραγγελιών είναι ζωτικής σημασίας, τόσο για την ικανοποίηση των πελατών όσο και για τη ομαλή λειτουργία της επιχείρησης. Διάφορα συστήματα παραγγελιών χρησιμοποιούνται από τα καταστήματα για τη διαχείριση αποθέματος, την επεξεργασία των πωλήσεων και τον εξορθολογισμό των logistics. Η ενσωμάτωση και η συνεργασία αυτών των συστημάτων διασφαλίζει την έγκαιρη διεκπεραίωση παραγγελιών, χωρίς σφάλματα και τη βελτιστοποίηση της αλυσίδας εφοδιασμού.
Συστήματα Point of Sale
Τα συστήματα POS είναι η ραχοκοκαλιά των συναλλαγών εντός του καταστήματος. Αυτά τα συστήματα διαχειρίζονται τις πωλήσεις και τις επιστροφές ενώ παρακολουθούν σε πραγματικό χρόνο το απόθεμα. Παρέχουν συνήθως λειτουργίες για την σωστή διαχείριση πελατολογίου (CRM) και αναλυτικά στοιχεία για τις πωλήσεις. Επιτρέπουν στα καταστήματα να επεξεργάζονται τις παραγγελίες πιο αποτελεσματικά, να διαχειρίζονται το απόθεμά τους και να έχουν εικόνα για τις προτιμήσεις των πελατών και τις τάσεις πωλήσεων.
Ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI)
Η διακίνηση των παραστατικών γίνεται αυτόματα, χωρίς χειροκίνητες διαδικασίες, επιταχύνοντας έτσι την επεξεργασία των παραγγελιών. Η EDI διασφαλίζει ότι οι παραγγελίες και οι προμήθειες θα μεταδίδονται με ακρίβεια, ενισχύοντας την επικοινωνία και τον συντονισμό με τους προμηθευτές.
Συστήματα Διαχείρισης Αποθέματος (IMS)
Το IMS είναι εξειδικευμένες λύσεις λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για την παρακολούθηση των επιπέδων του αποθέματος. Για παράδειγμα, μπορεί σε ένα εστιατόριο, κατά την διεκπεραίωση της παραγγελίας, το σύστημα να καταλαβαίνει αυτόματα ότι μπορεί να υπάρξει έλλειψη σε ένα είδος για την προετοιμασία ενός πιάτου. Στην συνέχεια, ο υπεύθυνος του εστιατορίου προχωράει κατευθείαν σε νέα προμήθεια υλικών, χωρίς να χάνει πολύτιμο χρόνο. Το IMS μπορεί να ενσωματωθεί με άλλα συστήματα POS, για την αυτόματη ενημέρωση των αποθεμάτων με βάση τα δεδομένα των πωλήσεων.
Συστήματα διαχείρισης παραγγελιών (OMS)
Το σύστημα παραγγειοληψίας OMS διαχειρίζεται ολόκληρο τον κύκλο της παραγγελίας, από το κλείσιμο μέχρι την παράδοση. Διαχειρίζεται διάφορες πτυχές, όπως την επεξεργασία πληρωμών, την παρακολούθηση παραγγελιών και την διαχείριση επιστροφών. Το OMS είναι πολύ χρήσιμο, ειδικά για καταστήματα που εξυπηρετούν πελάτες και από το διαδίκτυο, επιτρέποντας να εκτελούν παραγγελίες από πολλά μέσα εντός του καταστήματος από εφαρμογή στο κινητό ή από το διαδίκτυο.
Συστήματα Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
Τα συστήματα CRM διαδραματίζουν επίσης ρόλο στη διαδικασία παραγγελίας. Παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για τις προτιμήσεις των πελατών και την αγοραστική τους συμπεριφορά, επιτρέποντας την δημιουργία εξατομικευμένου μάρκετινγκ και την αποστολή στοχευμένων προσφορών και μηνυμάτων μέσω email, sms κλπ. Επίσης, μπορεί να προβλέψει τάσεις σε πωλήσεις και την ανερχομένη ζήτηση σε προϊόντα, ανάλογα με το απόθεμά της επιχείρησης.
